Если важен результат!    Главная     О нас      Команда   

Три мифа об аудите Статьи Контакты Результаты

Тел./факс (351) 264-62-28, Тел. 727-71-03, 230-55-10, 270-02-44

Некоторые ошибки учета расходов и рекомендации

Вопросу ошибок в Налоговом Кодексе посвящен ряд статей. Бухгалтерский стандарт ПБУ 22/2010 "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" действует сравнительно недавно, потому применение на практике установленных в нем специальных правил, регламентирующих порядок исправления обнаруженных в учете ошибок, зачастую вызывает множество вопросов.

Кроме того, существует множество нюансов в каждом отдельном случае, поэтому я не смогу полноценно раскрыть эту тему. Моя цель лишь дать краткое руководство, по которому можно определить только основные моменты.

Неправильное оформление или отсутствие первичных учетных документов, несоблюдение хронологии оформления совершаемых хозяйственных операций - все это может повлечь за собой большие неприятности.

Все ошибки можно классифицировать следующим образом:
1) Ошибки, связанные с неверным определением сумм расходов и доходов. Это могут быть расходы:
- не соответствующие критериям обоснованности и документального подтверждения;
- не учитываемые в целях налогообложения;
- превышающие установленные лимиты;
- счетная ошибка в договорах и первичных документах;
- неправильный пересчет валюты;
- неправильный расчет агентского вознаграждения;
- неправильный расчет комиссионного вознаграждения.

2) Ошибки, возникшие в связи с отражением доходов или расходов в неверном периоде;
3) Ошибки оценки имущества;
4) Ошибки классификации доходов и расходов;
5) Ошибки, связанные с оформлением расходов.
6) Ошибки, связанные с нарушением порядка заполнения и подачи налоговых деклараций.

Нарушение порядка оформления документов

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:
а) наименование документа;
б) дату составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.

Первичные документы должны быть составлены по установленной форме. Если организация осуществляет операции, по которым не установлен первичный документ, то она должна разработать его самостоятельно.

Документы, подтверждающие расходы, могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

Рекомендации

1. Признавая в учете расходы, проверьте, чтобы они отвечали критериям для признания в учете:
- расходы связаны с производственной (предпринимательской) деятельностью;
- расходы документально подтверждены;
- расходы произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Если расходы не соответствуют данным критериям, необходимо:
- подготовить обоснование утраты документов (пожар, хищение, поломка компьютера);
- обосновать получение убытка вместо получения дохода (бизнес-план, бухгалтерская справка и пр.).

При наличии убытков компания может использовать следующий алгоритм:
1) установить перечень неоправданных затрат;
2) определить пути снижения затрат, например сокращения расходов, не учитываемых в целях исчисления прибыли;
3) установить сроки снижения затрат;
4) производить ежеквартальный (ежемесячный) анализ коэффициентов уменьшения непроизводственных затрат.

Кроме того, целесообразно разработать комплекс мер по снижению издержек, среди которых могут быть следующие:
1) возврат задолженности и исковое производство, проверка контрагентов для минимизации убытков в дальнейшем;
2) использование налоговых льгот;
3) рассмотрение возможностей увеличения прибыли.

Иногда убытки, образующиеся у налогоплательщика, можно экономически обосновать. Данное обоснование целесообразно подготовить заранее для того, чтобы в случае необходимости представить соответствующие пояснения учредителям и налоговому органу.

Например, организации продают товары ниже себестоимости. С одной стороны, такая продажа может быть продиктована демпингованием контрагентов на рынке, с другой стороны, такая продажа может быть связана с рядом объективных причин. К таким причинам относятся:
- продукция не пользовалась спросом и долгое время хранилась на складе, в связи с чем морально устарела, а компания несла издержки по аренде склада, эксплуатационным затратам и прочее;
- срок годности товара подходит к концу и для того, чтобы вернуть часть затрат, приходится продавать его по сниженным ценам;
- товар имеется в единичном экземпляре и требуется произвести распродажу товарных остатков.

В случае продажи товаров ниже себестоимости требуется приказ руководителя, в котором были бы отражены причины продажи товара ниже себестоимости, а также к приказу целесообразно приложить технико-экономическое обоснование.

Кроме того, организация может изменить направление деятельности или осуществить дорогостоящий ремонт, что повлечет убыток по итогам отчетного налогового периода.

В качестве служащих обоснованием документов могут выступать: приказ руководителя о проведении ремонта, аренде более дорогого офисного помещения; утвержденная смета; акты по форме КС-2, КС-3.

Также обоснованием убытков могут служить взаимоотношения с контрагентами:
- повышение цен поставщиками;
- убытки, связанные с расторжением договора;
- удорожание энергоресурсов (воды, тепла, электроэнергии);
- штрафы и пени, связанные с неисполнением сторонами обязательств.

Кроме того, убытки могут появиться из-за недостаточной проверки контрагентов, например в следующих случаях:
- контрагент не имеет лицензии на осуществление соответствующей деятельности;
- решением суда признано, что контрагент признан недобросовестным поставщиком;
- контрагент не вернул оплаченный ему аванс.

2. Не забывайте проверять контрагента.
То есть проявляйте должную осмотрительность. Проверка контрагента может состоять из следующих основных этапов:
1) необходимо запросить у контрагента копии учредительных документов, заверенные подписью и печатью контрагента (устав, свидетельство о государственной регистрации, свидетельство о постановке на налоговый учет);
2) в случае если документы подписываются генеральным директором в соответствии с уставом, целесообразно запросить копию приказа о назначении на должность, если - по доверенности, то копию доверенности. При этом необходимо проверить полномочия подписавшего лица;
3) если выполнение работ (услуг) подпадает под лицензионные виды деятельности, то необходимо запросить копию лицензию;
4) перепроверить данные о контрагенте (ИНН, юридический адрес, наименование компании) на сайте налоговой службы (www.nalog.ru);
5) при совершении крупных сделок целесообразно ознакомиться с балансом компании. Однако, в соответствии с законодательством, компания может отказаться от представления данных баланса и отчета о прибылях и убытках. В качестве дополнительных сведений при заключении крупных сделок осуществляется проверка офиса компании, количества работников, наличия сертификатов и пр.

Насторожить компанию могут следующие факты, которые позволяют говорить о том, что компания может не справиться с выполнением договора:
- отсутствие в собственности или в аренде помещений, необходимых для ведения деятельности;
- отсутствие персонала, основных средств, производственных активов, транспортных средств, складских помещений;
- несовпадение наименования организации и реквизитов с соответствующими реквизитами на сайте налоговой службы;
- отсутствие необходимых лицензий и рекомендуемых сертификатов, иных документов, подтверждающих качество продукции.

К документам, которые необходимо проверить, могут относиться:
- уставные документы;
- свидетельства о регистрации юридического лица;
- свидетельства о постановке на налоговый учет;
- лицензии и сертификаты на осуществление отдельных видов деятельности;
- выписки из ЕГРЮЛ;
- документы, подтверждающие сдачу отчетности и добросовестность по налоговым обязательствам.

3. По крупным сделкам необходимо быть готовыми подтвердить такие оценочные понятия, как обоснованность налоговой выгоды, реальность хозяйственных отношений, должная осмотрительность, достоверность расходов, отсутствие доходов.

4. Внимательно относитесь к первичным документам, проверяйте данные первичных документов с данными учета. В случае утраты документов необходимо постараться их восстановить.

5. Обращайте внимание на отдельные виды договоров.
В случае, если контрагентом выступает посредник, необходимо подготовить обоснование приобретения товаров, производства услуг или заготовления не напрямую, а путем использования агентов или посредников.

Представляется необходимым обосновать наличие в договорах условий, отличающихся от существующих правил (обычаев) делового оборота (например, длительные отсрочки платежа, поставка крупных партий товаров без предоплаты или гарантии оплаты, несопоставимые с последствиями нарушения сторонами договоров штрафные санкции, расчеты через третьих лиц, расчеты векселями и т.п.).

Электронные документы

Ранее компании не представляли себе работу без документов на бумажных носителях, теперь электронные документы получают все большее развитие в их деятельности. Все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными государственными услугами, анализируют судебную практику, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой и Пенсионным фондом, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами.

Основные виды электронных документов, используемых бухгалтерами и юристами:
- бухгалтерская отчетность;
- налоговые декларации;
- таможенная декларация;
- персонифицированная отчетность об уплате страховых взносов в ПФР и ФСС. Начиная с 2011 г. расчеты в ПФР и ФСС РФ должны представляться в электронной форме, если среднесписочная численность сотрудников страхователя превышает 50 человек за предшествующий расчетный период (в 2010 г. - 100 человек);
- реестр застрахованных лиц в ПФР.

Также компании могут использовать в своей деятельности следующие электронные документы:
- первичные и сводные учетные документы; - книги покупок, продаж и регистраций счетов-фактур; - счета-фактуры (ст. 169 НК РФ).
- авиабилеты.

Электронный документ ещё до конца не приобрел силу бумажного аналога. В законодательстве имеются ограничения в части принятия к учету данных документов. Например, документ, который составлен в электронном виде, может быть принят к учету, только если он подписан электронно-цифровой подписью ответственных лиц с соблюдением условий п. 1 ст. 4 Федерального закона от 10 января 2002 г. N 1-ФЗ.

Использование факсимиле

С одной стороны, факсимиле является удобным аналогом собственноручной подписи, однако в отличие от электронной подписи и собственноручного подписания документов имеет ряд ограничений. В соответствии с п. 2 ст. 160 ГК РФ использование факсимиле допускается только в случае, если это предусмотрено законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Это положение относится и к электронной подписи.
Поскольку факсимиле представляет собой клише-печать и уровень ее защиты значительно ниже, чем уровень защиты электронной подписи, поэтому электронные документы, подписанные электронной подписью, нашли большое распространение. Кроме того, в законодательстве не урегулирован фактически вопрос использования факсимиле.

Рекомендации
1. Факсимиле лучше не использовать на исходящих документах, особенно если они подтверждают факт оказания услуг, работ, стоимость и сроки выполнения договорных обязательств. В суде, скорее всего, данные доказательства не будут приняты.
2. При использовании факсимиле включайте соответствующие условия в договор, или составляйте дополнительное соглашение к договору. В противном случае суд может признать договор незаключенным.
3. Не используйте факсимиле при сдаче отчетности. Законом о бухгалтерском учете и Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности не предусмотрена возможность использования факсимиле на доверенностях, платежных документах, других документах, имеющих финансовые последствия.
4. Не подходите формально к оформлению расходов, перепроверяйте их документальное подтверждение.
5. Проверяйте правоспособность и достоверность сведений в документах контрагента.
6. Проверяйте реквизиты документов.
7. Проверяйте подписание документов уполномоченным лицом: следите, чтобы лицо, подписывающее документ, обладало полномочиями, чтобы имелись расшифровка подписи, инициалы и должность лица, подписавшего документ, подписи на разных документах не должны зрительно отличаться.
8. Проверяйте наличие доверенностей и подписание их уполномоченными лицами.
9. В первичных документах на приемку товара должны быть указаны лица, реально производящие приемку товара, кроме того, при приемке товара обращайте внимание на указание стоимости.
10. Проверяйте наличие подписей и печатей на документах.
11. Проверяйте документы на полноту, отсутствие противоречий между различными документами, а также на достоверность.

Исправление ошибок

Исправление ошибок в регистрах бухгалтерского учета должно производиться путем внесения дополнительной бухгалтерской записи, либо бухгалтерской записи оформленной по способу "красное сторно", и дополнительной бухгалтерской записи. Ошибка, обнаруженная до момента представления отчетности и требующая внесения в регистр, должна отражаться последним днем отчетного периода. Ошибка, обнаруженная в регистрах за отчетный период, за который бухгалтерская отчетность представлена, должна отражаться на дату её обнаружения.

Обнаружив ошибки прошлых периодов, исправьте их и зафиксируйте это документально, можно составить бухгалтерскую справку, лучше заранее обосновать, почему операции, относящиеся к прошлым отчётным периодам, учтены именно сейчас.

Согласно п. 2 ПБУ 22/2010 перечень причин, приводящих к возникновению ошибок в учете, не является исчерпывающим. Возникновение ошибок может быть обусловлено, например:
неправильным применением законодательства РФ о бухгалтерском учете и (или) нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету;
неправильным применением учетной политики организации;
неточностями в вычислениях;
неправильной классификацией или оценкой фактов хозяйственной деятельности;
неправильным использованием информации, имеющейся на дату подписания бухгалтерской отчетности;
недобросовестными действиями должностных лиц организации.

Российское законодательство о бухгалтерском учете в отличие от МСФО не делает различий между ошибками, совершенными в результате непреднамеренных (неосознанных) действий должностных лиц, и ошибками, вызванными преднамеренными действиями этих лиц.

Автор: Сафина Римма Яковлевна

Регистрация ООО
Бухгалтерское обслуживание
Юридические услуги
Ликвидация юридических лиц

Аудиторские услуги
   Аудит
   Налоговый аудит
   Проведение ревизии
   МСФО
Бухгалтерские услуги
   Постановка бухучета
   Бухгалтерский учет
Юридические услуги
   Арбитраж
   Регистрация юр. лиц и ИП
   Внесение изменений
   Ликвидация юр. лиц и ИП
   Перерегистрация ООО

   Приведение в соответствие учредительных документов в связи с внесением изменений в ГК РФ с 01.09.2014

   Аутсорсинг
   Налоговые споры

Прайс-листы
   Бухгалтерский учет
   Юридические услуги
   Консультационные услуги

Справочная информация
   Юридическим лицам
   Индивидуальным            предпринимателям
   Налоговый календарь

Типичные ошибки
Вопрос-ответ
Программы проверок
Учетная политика
Законодательство
Формы документов

Координаты ИФНС, ПФ, ФСС
Новое в законодательстве





     Нам ценно доверие наших клиентов.


г. Челябинск, ул. Энгельса 47-Б