Какие документы может запросить инспекция при проверке по НДС

Споры о законности требований налоговых органов по предоставлению документов часто разрешаются в судебных инстанциях. Иногда суды встают на сторону налогоплательщика, если выясняется, что запрос был необоснованным, а подозрения о занижении налогов не подтвердились.

Основания для запроса документов

Налоговые инспекции вправе требовать от налогоплательщика счета-фактуры, первичные и другие документы, связанные с операциями из декларации, в ходе камеральной проверки (ст. 88 НК РФ) в следующих ситуациях:

• Несоответствие данных в декларации журналу учета счетов-фактур.
• Наличие противоречий в декларации.
• Расхождения в информации, предоставленной разными налогоплательщиками по одной операции.

Документы необходимо представить в течение 10 рабочих дней со дня получения требования (п. 3 ст. 93 НК РФ). Пояснения по НДС принимаются только в электронном формате.

Однако инспекторы не должны запрашивать документы, уже доступные в программном комплексе ФНС (Письмо ФНС от 21 июня 2024 г. № КЧ-4-9/7026@).

Налоговые органы могут самостоятельно получать данные о выручке и первичных фискальных документах через ККТ. Система АИС «Налог-3» позволяет запрашивать фискальные документы и сводные данные по выручке.

Такой подход подтвержден решением ФНС от 9 августа 2023 г. № БВ-4-9/10259@ по жалобе налогоплательщика, у которого требовали кассовые отчеты и препроводительные ведомости для проверки деклараций по НДС и применения льгот. Это решение включено в обзор ФНС от 21 июня 2024 г. № КЧ-4-9/7026@.

Правомерность штрафов за непредставление Реальность хозяйственных операций

Инспекция отказала в вычете НДС, ссылаясь на невозможность установить происхождение товара у поставщика. Суд не согласился с этим подходом.

В ходе проверки вычетов ИФНС должна в первую очередь подтвердить реальность отношений между покупателем и продавцом. Аргументы о том, что нельзя отследить путь товара, не могут быть вменены налогоплательщику. Покупатель по договору не обязан требовать от поставщика документы о всей цепочке поставок (Постановление АС Западно-Сибирского округа от 18 января 2024 г. № Ф04-6649/2023 по делу № А75-3315/2023).

Запрос бухгалтерских регистров

При камеральной проверке по НДС инспекция может требовать бухгалтерские регистры.

Для оценки правомерности вычета НДС необходимо изучить все релевантные обстоятельства и документы, а не только счета-фактуры. Это указано в Постановлении АС Московского округа от 21 мая 2024 г. № Ф05-8534/2024 по делу № А41-86721/2023.

Налоговые органы вправе истребовать карточки счетов и оборотно-сальдовые ведомости, даже если они не прямо перечислены в ст. 88 НК РФ.

Цель проверки — контроль корректности декларации, включая вычеты. При сомнениях в вычете ИФНС обязана проанализировать все значимые факты и бумаги, независимо от финансового результата (НДС к уплате или возмещению).

Организации обязаны вести регистры бухгалтерского и налогового учета по закону, поэтому инспекция может проверять их корректность, особенно если это нужно для НДС.

Истребование кадровых документов

Может ли инспекция запрашивать кадровые документы при проверке НДС? Это спорный вопрос.

Суд постановил, что если проверка касается НДС, ИФНС не вправе требовать кадровые документы, так как они не влияют на расчет этого налога (Постановление АС Уральского округа от 10 июня 2025 г. № Ф09-1619/25 по делу № А60-40063/2024).

Инспекторы могут запрашивать только документы, относящиеся к предмету проверки. Поэтому при фокусе на НДС кадровые бумаги не требуются.

Суд признал законным отказ предоставить:

• трудовые договоры;
• табели учета рабочего времени;
• расчетно-платежные ведомости по зарплате;
• копии трудовых книжек;
• должностные инструкции;
• договоры о материальной ответственности.

Однако АС Московского округа счел допустимым запрос штатного расписания в рамках камеральной проверки по НДС (Постановление от 19 июня 2024 г. № Ф05-11220/24).

Организация не предоставила штатное расписание, считая его нерелевантным для вычетов по НДС, и была оштрафована. Она обратилась в суд.

Суд первой инстанции встал на сторону налогоплательщика: инспекция вправе требовать только документы, касающиеся деятельности проверяемого.

Апелляция и кассация поддержали инспекцию, указав, что налогоплательщик не может оценивать обоснованность запроса — это прерогатива ИФНС, поскольку:

• в спорах о вычетах нужно учитывать все обстоятельства, а не только формальные требования НК РФ;
• штатное расписание запрашивалось для проверки реальности исполнения контракта.