Кадровый электронный документооборот (КЭДО): права работников и обязанности работодателя

Согласно статье 22.2 Трудового кодекса РФ, внедрение КЭДО в организации допускается исключительно с письменного согласия каждого сотрудника. Работодатель не вправе навязывать электронный формат, чтобы избежать нарушений трудового законодательства и возможных споров в суде. Это правило подчеркивает принцип добровольности и защищает интересы работников.

Отказ от перехода на КЭДО: условия и основания

Работник может отказаться от КЭДО только на этапе до подписания соответствующего соглашения. Если документ еще не оформлен, сотрудник сохраняет право на бумажный документооборот без каких-либо последствий.

Среди распространенных причин отказа выделяются:

• Скептицизм по отношению к цифровым носителям, включая риски утраты или подделки данных.
• Низкий уровень цифровой компетенции, сложности с электронной подписью (ЭП) и работой в онлайн-платформах.
• Отсутствие технической инфраструктуры: нет стабильного интернета или подходящих устройств.
• Беспокойство о конфиденциальности персональных данных в соответствии с Федеральным законом № 152-ФЗ.
• Недостаточное осознание, что электронные документы имеют равную юридическую силу с бумажными (ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ "Об электронной подписи").
• Страх из-за отсутствия физических копий и неопределенности в их выдаче на период трудовых отношений или после расторжения договора.

Если согласие уже дано, односторонний отзыв невозможен. Это закреплено в разъяснениях Министерства труда РФ (письмо от 24.11.2022 № 14-6/ООГ-7321), где указано, что после подписания работник переходит на электронный формат взаимодействия. Возврат к бумажным носителям требует взаимного согласия сторон.

Возможности работодателя по изменению формата

Работодатель сохраняет гибкость: он может в любой момент отказаться от КЭДО, уведомив сотрудников заранее (не менее чем за 10 дней, по аналогии со ст. 74 ТК РФ). В этом случае организация возвращается к традиционному бумажному ведению кадрового делопроизводства, что включает выдачу копий документов по запросу.

При смене платформы КЭДО работодатель обязан:

• Сообщить работникам о нововведении.
• Обеспечить бесперебойный доступ к новой системе.
• Актуализировать локальные акты и подтвердить валидность электронных подписей.

Смешанный формат и ограничения

Законодательство позволяет комбинировать электронный и бумажный документооборот для отдельных видов документов, если это предусмотрено внутренним Положением о КЭДО и не противоречит ТК РФ. Однако дублирование (создание параллельных бумажных версий) не допускается, чтобы избежать излишней бюрократии.

Некоторые кадровые документы остаются исключительно бумажными: трудовая книжка (до полного перехода на электронные версии по Постановлению Правительства № 944 от 2020 г.), приказы об увольнении, личные дела. После дачи согласия на КЭДО работник фиксируется в одном формате — либо полностью электронном, либо бумажном, — без чередования. При этом добровольный переход на КЭДО возможен в любой рабочий период по инициативе сотрудника.

Внедрение КЭДО упрощает процессы, снижает затраты на хранение (экономия до 30% по данным Роструда за 2023–2024 гг.), но требует тщательного информирования персонала. Рекомендуется проводить семинары по цифровой грамотности для минимизации отказов. Актуальные рекомендации доступны на портале Минтруда.