Изменения в правилах удержания НДФЛ: новые сроки и обязанности налоговых агентов

Эксперты по налоговому праву подчеркивают, что с 2025 года правила удержания налога на доходы физических лиц (НДФЛ) претерпели значительные изменения, введенные Федеральным законом от 8 августа 2024 г. № 259-ФЗ. Эти обновления направлены на упрощение процедур для бизнеса, но требуют строгого соблюдения сроков, чтобы избежать штрафов. Ниже мы детально разберем обязанности налогового агента по информированию о неудержанном НДФЛ, новые сроки и нюансы отражения в отчетности. Мы также добавим практические советы для минимизации рисков и оптимизации учета.

Основные обязанности при неудержании НДФЛ: информирование работника и ИФНС

Если в течение 2025 года бухгалтерия фирмы должна была удержать НДФЛ с доходов работника, но этого не сделала (например, из-за отсутствия денежных выплат), налоговый агент обязан письменно сообщить об этом самому сотруднику и налоговой инспекции. Это предусмотрено пунктом 5 статьи 226 Налогового кодекса РФ: в случае невозможности удержания налога нужно указать сумму дохода и сумму неудержанного НДФЛ.

Эксперты предупреждают: невыполнение этой обязанности может привести к штрафам по статье 123 НК РФ (неудержание или неперечисление НДФЛ — до 20% от суммы налога). Однако изменения 2025 года смягчили требования, сделав процесс более гибким. Теперь, если удержание возможно позже (до определенного срока), информирование не требуется. Это снижает административную нагрузку, но требует точного отслеживания дат.

Практические рекомендации: Внедрите внутренний контроль за выплатами — ежемесячные проверки на наличие доходов без удержания. Используйте автоматизированные системы (например, 1С или SAP) для автоматического расчета и напоминаний о необходимости удержания. При выявлении случаев неудержания сразу консультируйтесь с налоговым юристом, чтобы подготовить уведомления заранее. Для небольших фирм подойдет шаблон уведомления на сайте ФНС, адаптированный под вашу ситуацию.

Изменения сроков: от ежегодного отчета к предельным датам

Ключевым нововведением является перенос предельного срока для удержания НДФЛ и, соответственно, для подачи сообщений о невозможности. Ранее (до 2025 года) сообщать о неудержанном налоге нужно было в течение календарного года, то есть до 31 декабря. Теперь срок подачи сообщения — не позднее 25 февраля года, следующего за истекшим налоговым периодом.

Более того, если НДФЛ удается удержать в январе следующего года, информирование вообще не требуется. Это особенно актуально для доходов в натуральной форме (например, подарков или материальной помощи), где удержание возможно до 31 января следующего года (пункт 4 статьи 226 НК РФ).

Пример: Работник получил доход в натуральной форме 16 декабря 2025 года, а зарплату с удержанием НДФЛ — 12 января 2026 года. В этом случае сообщение в ИФНС не подается, поскольку удержание произошло в пределах нового срока. Аналогично для других ситуаций (например, если доход выплачен в декабре, а удержание — в январе).

Эксперты отмечают: такие изменения предотвращают лишние уведомления, но требуют аккуратного учета дат. Если срок 31 января пропущен, обязанность по информированию возникает немедленно, с риском пеней и штрафов.

Практические рекомендации: Ведите детальный календарь выплат и удержаний с напоминаниями за неделю до ключевых дат. Автоматизируйте расчеты в бухгалтерском ПО, чтобы система сигнализировала о приближении сроков. Для компаний с сезонными выплатами проводите аудит НДФЛ ежеквартально. Если удержание невозможно, подготовьте уведомления работнику и ИФНС заранее (шаблоны доступны на портале ФНС), чтобы избежать просрочек.

Отражение в отчете 6-НДФЛ: поля и разделы для неудержанного налога

Сообщение о неудержанном НДФЛ подается в составе годового расчета 6-НДФЛ, срок сдачи которого за 2025 год — не позднее 25 февраля 2026 года. Специальные разделы включают:

• Раздел 2, поле 170: отражает общую сумму неудержанного налога нарастающим итогом с начала года.
• Приложение № 1, раздел 4 Справки о доходах и суммах налога физического лица: здесь указываются суммы дохода, с которого не удержан налог, и сама сумма неудержанного НДФЛ.

Если налог удержан до 31 января 2026 года, эти поля и разделы заполнять не нужно — отчетность упрощается.

Эксперты подчеркивают: правильное заполнение 6-НДФЛ критично, поскольку ошибки могут привести к доначислениям (статья 54.1 НК РФ). Раздел 4 предназначен именно для фиксации неудержанного НДФЛ, а не для других нарушений.

Практические рекомендации: Используйте валидаторы ФНС для проверки 6-НДФЛ перед подачей. Обучите бухгалтеров работе с разделом 4 через курсы на платформе "Моё дело" или аналогичных. Для крупных предприятий внедрите интеграцию с электронными архивами, чтобы автоматически подтягивать данные о доходах. Консультируйтесь с аудиторами при сложных случаях (например, с несколькими видами доходов), чтобы избежать споров с ИФНС.

В заключение, изменения 2025 года упростили процедуры по НДФЛ, но требуют повышенного внимания к срокам и документации. Эксперты рекомендуют не игнорировать новые правила, чтобы избежать финансовых потерь.