Как действовать работодателю, если у нового работника нет трудовой книжки?

При найме нового работника, который не предоставил трудовую книжку, работодателю следует придерживаться установленных законодательством процедур для обеспечения корректного ведения документации.

Трудовая книжка может существовать в бумажном или электронном виде. До конца 2020 года сотрудники могли выбрать формат, подав заявление работодателю: сохранить бумажный вариант или перейти на цифровой, согласно данным о трудовой деятельности по ст. 66.1 ТК РФ.

Эта возможность выбора сохраняется и сегодня, без ограничений по срокам.

Для лиц, впервые устроившихся на работу после 31 декабря 2020 года, предусмотрены только электронные записи о трудовом опыте, без бумажных книжек.

Если сотрудник не сделал выбор и не подал заявление, работодатель продолжает использовать бумажный формат.

При трудоустройстве новый сотрудник обязан предъявить либо бумажную трудовую книжку, либо сведения о трудовой деятельности.

Эти данные можно получить от предыдущего работодателя в бумажном или электронном виде (с квалифицированной подписью), а также через МФЦ (на бумаге), Социальный фонд России (в бумажном или цифровом формате) или портал Госуслуг (электронно).

В случае отсутствия трудовой книжки

Если работник выбрал бумажный формат, но документ утрачен или повреждён, и он не может его предоставить, работодатель должен оформить дубликат.

Сотрудник пишет заявление, указывая причину отсутствия (потеря, порча и т.д.).

Дубликат выдается с указанием общего и непрерывного стажа до текущего места работы в суммарном виде (годы, месяцы, дни), без детализации предприятий, периодов и позиций.

Стаж подтверждается имеющимися документами; если информации недостаточно, в дубликат вносятся только доступные данные.

Также фиксируются сведения о трудовой деятельности и наградах с последнего места работы.

Порядок оформления дубликата регулируется приказом Минтруда России от 19 мая 2021 г. № 320н, как указано в письме Минтруда от 3 июня 2022 г. № 14-6/ООГ-3682.