Переход на электронные перевозочные документы: как подготовиться к 1 сентябрю 2026 г.

С 1 сентября 2026 г. все участники перевозок, независимо от отрасли, обязаны оформлять транспортные накладные, заказы, заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожные накладные, а также грузовые накладные при авиаперевозках в электронном виде.

Законодательная база

Федеральный закон № 140‑ФЗ от 7 июня 2025 г. «О внесении изменений в Федеральный закон «О транспортно‑экспедиционной деятельности»» обязывает перейти на электронный документооборот в грузоперевозках не позднее 1 сентября 2026 г.

Что нужно перевести в электронный вид

• транспортные накладные
• заказы‑заявки на перевозку
• грузовые накладные в авиации
• железнодорожные накладные
• экспедиторские документы (экспедиторские и складские расписки, поручения экспедитору)

Некоторые случаи могут сохранять бумажный формат; список таких случаев будет определён Минтрансом.

Ключевые шаги к переходу

1. Анализ текущего документооборота
   Определите сотрудников, участвующих в процессе, типы документов, которые они оформляют, и структуру документооборота. Эти данные потребуются при следующем этапе.

2. Получение квалифицированной электронной подписи (КЭП)
   Необходимо оформить КЭП для руководителя организации (ИП) или для другого ответственного лица.

3. Машиночитаемые доверенности (МЧД)
   Всем сотрудникам, работающим с электронными документами (экспедиторам, водителям, логистам, кладовщикам, бухгалтерии), выдайте МЧД. Для водителей и кладовщиков можно использовать простую электронную подпись (ПЭП).

4. Разработка регламентов и инструкций
   Создайте новые правила работы с электронными документами, обучите персонал, подготовьте памятки и инструкции. Это снизит количество ошибок.

5. Подключение к аккредитованному оператору ИС ЭПД
   Выберите одного из операторов, предоставляющих услуги по передаче электронных перевозочных документов. Список доступен на сайте Минтранса. Без оператора обмениваться документами невозможно.

6. Обеспечение доступа и административных прав
   Предоставьте сотрудникам доступ к сервису, назначьте администратора. При необходимости подключите водителей.

7. Техническая подготовка водителей
   Обеспечьте водителей смартфоном или планшетом с интернет‑подключением для подписания документов и формирования QR‑кодов (для проверок ГИБДД). QR‑код останется доступным даже без интернет‑связи.

Преимущества электронных перевозочных документов

• Уменьшение расходов на офисную технику, бумагу и курьерские услуги.
• Невозможно потерять электронный документ – они хранятся в ГИС ЭПД и у операторов.
• Ускорение оплаты за перевозку (средний срок 20 дней быстрее, чем при бумажных накладных).
• Согласованность документов для всех участников – изменения видны сразу, ускоряя взаиморасчеты.
• Упрощённый доступ регуляторных органов к информации о перевозке, снижающий количество запросов к бизнесу.

Соблюдая эти шаги, вы сможете без проблем перейти на электронный формат перевозочных документов к 1 сентябрю 2026 г. и воспользоваться всеми его преимуществами.