Долгосрочное отсутствие сотрудника без объяснений: правила учета в отчете ЕФС-1

В практике кадрового учета нередки случаи, когда сотрудник прекращает выходить на работу без уведомления. Работодателю важно не только правильно оформить отсутствие, но и корректно отразить его в отчетности. Один из главных вопросов — нужно ли включать такого работника в форму ЕФС-1.

Правовое определение "невыясненных причин" отсутствия

Согласно трудовому законодательству, увольнение за прогул допустимо только после подтверждения, что у сотрудника не было уважительных причин для неявки (например, самовольный уход без оформления). Если же причина может быть признана уважительной, увольнение будет незаконным.

Пока обстоятельства не прояснились, в табеле учета рабочего времени проставляется код «НН» (неявка по невыясненным причинам). При этом работодатель обязан документально зафиксировать факт отсутствия:

1. Составляется акт в присутствии минимум двух свидетелей.
2. В акте указываются:
   • ФИО отсутствующего сотрудника;
   • дата и время отсутствия;
   • дата и время оформления акта;
   • данные свидетелей с подписями.
3. Работник должен быть ознакомлен с актом под роспись.

Только после подтверждения отсутствия уважительных причин в табеле проставляется код «ПР» (прогул).

Нужно ли включать "невыясненных отсутствующих" в подраздел 1.2 ЕФС-1?

Подраздел 1.2 «Сведения о страховом стаже» формы ЕФС-1 — это ежегодный отчет, который обычно сдается до 25 января следующего года. Однако есть случаи досрочной сдачи:

• если сотрудник выходит на пенсию;
• при ликвидации организации или ИП.

Ответ СФР (письмо от 26.06.2025 № 19-20/33470): Да, таких сотрудников нужно включать в отчет.

Как правильно заполнить:

• Период отсутствия по невыясненным причинам выделяется отдельной строкой.
• В графе «Дополнительные сведения» проставляется код «НЕОПЛ» (неоплачиваемый период).

Это требование действует, пока работодатель не имеет подтвержденных данных о причине отсутствия и не может ни оплатить период (если причина уважительная), ни уволить за прогул.

Вывод

Даже если сотрудник отсутствует без объяснений, его нужно включать в отчет ЕФС-1 с пометкой «НЕОПЛ». Это важно для корректного учета страхового стажа и соблюдения требований законодательства.