Документы бывают временного и постоянного хранения, срок зависит от важности документа (приказ Росархива от 20.12.2019 №236). Это может быть 1 год, 3, 5, 6, 10 лет, 15, 45, 50 и даже 75 лет. Документы постоянного хранения лежат в компании первые десять лет, а потом их отправляют в госархив. Отсчитывать срок хранения нужно с года, который следует за годом прекращения делопроизводства по документу, а не с даты создания документа.
ВИД ДОКУМЕНТА |
ОРГАНИЗАЦИИ |
СРОК ХРАНЕНИЯ |
ОСНОВАНИЕ |
---|---|---|---|
Регистры бухгалтерского учета, в том числе главная книга |
|||
Регистры бухгалтерского учета |
Организации |
В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" |
Главная книга |
5 лет при условии проведения проверки (ревизии) |
ст. 276 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
Документы учетной политики |
|||
Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи |
Не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз |
ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" |
|
Бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней |
|||
Бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней |
Организации |
В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" |
Бухгалтерская (финансовая) отчетность (бухгалтерские балансы, отчеты о финансовых результатах, отчеты о целевом использовании средств, приложения к ним): - годовая; |
Постоянно |
ст. 268 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
- промежуточная |
5 лет (при отсутствии годовых - постоянно) |
||
Аудиторские заключения по бухгалтерской (финансовой) отчетности: - у аудируемого лица; |
5 лет (для годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности - постоянно) |
ст. 286 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
|
- у аудиторской организации, индивидуального аудитора |
5 лет (при условии проведения внешней проверки качества работы) |
||
Кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, платежные поручения и др. |
|||
Первичные учетные документы и связанные с ними оправдательные документы (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки денежных чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка) |
Организации |
В течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года |
ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" |
5 лет при условии проведения проверки (при возникновении споров, разногласий сохраняются до принятия решения по делу) |
ст. 277 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
||
Журналы, базы данных учета кассовых документов (счетов, платежных поручений) |
Организации |
5 лет |
ст. 292 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Путевые листы |
|||
Путевые листы |
Организации |
5 лет (при отсутствии других документов, подтверждающих вредные и опасные условия труда, - 50/75 лет) |
ст. 553 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Журналы, базы данных учета путевых листов |
Организации |
5 лет |
ст. 554 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы о получении заработной платы, документы о выплате пособий |
|||
Документы (сводные расчетные (расчетно-платежные) платежные ведомости и документы к ним, расчетные листы на выдачу заработной платы, пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат) о получении заработной платы и других выплат |
Организации |
6 лет (при отсутствии лицевых счетов - 50/75 лет) |
ст. 295 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы (копии отчетов, заявления, списки работников, справки, выписки из протоколов, заключения, переписка) о выплате пособий, оплате листков нетрудоспособности, материальной помощи |
Организации |
5 лет |
ст. 298 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Инвентаризационные описи |
|||
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости) об инвентаризации активов, обязательств |
Организации |
5 лет при условии проведения проверки |
ст. 321 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Инвентаризационные описи ликвидационных комиссий |
Организации |
Постоянно |
ст. 322 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы по основным средствам |
|||
Документы (протоколы, акты, справки, расчеты, ведомости, заключения) о переоценке, определении амортизации, списании основных средств и нематериальных активов |
Организации |
5 лет после выбытия основных средств и нематериальных активов (акты списания федерального недвижимого имущества - постоянно) |
ст. 323 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Договоры и контракты |
|||
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг |
Организации |
50/75 лет |
ст. 301 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы (расчеты, заключения, справки, переписка) к договорам, соглашениям, контрактам |
Организации |
5 лет |
ст. 12 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Учредительные договоры общества, хозяйственного товарищества |
Организации |
Постоянно |
ст. 29 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Государственные, муниципальные контракты на закупку товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд |
Организации |
5 лет ЭПК после истечения срока действия контракта, прекращения обязательств по контракту |
ст. 224 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Договоры, соглашения, контракты, не указанные в отдельных статьях Перечня, документы (акты, протоколы разногласий) к ним |
Организации |
5 лет ЭПК после истечения срока действия договора, после прекращения обязательств по договору |
ст. 11 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Общие вопросы |
|||
Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, в том числе документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов |
В течение 5 лет |
пп. 8 п. 1 ст. 23 и пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ |
|
Документы, необходимые для исчисления, удержания и перечисления налогов |
В течение 5 лет |
||
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимые для исчисления и уплаты налогов, указанных в п. 4 ст. 105.3 НК РФ, при исчислении которых учитывались доходы (расходы) по соответствующей сделке |
Налогоплательщики, обратившиеся в ФНС России с заявлением о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения |
По общему правилу - в течение 6 лет |
п. 5.1 ст. 105.17 НК РФ |
Налогоплательщики, обратившиеся в ФНС России с заявлением о заключении соглашения о ценообразовании для целей налогообложения в отношении внешнеторговой сделки, хотя бы одна сторона которой является налоговым резидентом иностранного государства, с которым заключен договор (соглашение) об избежании двойного налогообложения |
В течение 10 лет |
||
Копии документов, подтверждающих факт осуществления расчетов в отдаленных или труднодоступных местностях (за исключением городов, районных центров, поселков городского типа), либо отрывные части документов |
Организации, индивидуальные предприниматели |
Не менее 5 лет |
п. 11 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 15.03.2017 N 296 |
Все электронные документы с УКЭП и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи, применявшиеся для формирования УКЭП в жалобах и технологических электронных документах |
Участники информационного обмена при представлении жалобы на акты налоговых органов ненормативного характера, действия (бездействие) их должностных лиц |
В течение 5 лет с даты получения или отправки |
п. 3 Порядка представления жалобы (апелляционной жалобы) и направления решения (извещения) по жалобе (апелляционной жалобе) в электронной форме, утв. Приказом ФНС России от 20.12.2019 N ММВ-7-9/645@ |
Налоговые декларации |
|||
Налоговые декларации (расчеты) юридических лиц по всем видам налогов |
Организации |
5 лет |
ст. 310 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Налог на добавленную стоимость (счета - фактуры; журнал учета счетов - фактур; книга покупок и книга продаж, дополнительные листы к ним и др.) |
|||
Счета-фактуры |
Организации |
5 лет |
ст. 317 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Журнал учета полученных и выставленных счетов-фактур, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость, составленный на бумажном носителе или в электронном виде |
В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
абз. 5 п. 13 Правил, приведенных в приложении N 3 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
|
Книга покупок и дополнительные листы книги покупок, составленные на бумажном носителе или в электронном виде |
Покупатели |
В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
абз. 4 п. 24 Правил, приведенных в приложении N 4 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
Книга продаж и дополнительные листы книги продаж, составленные на бумажном носителе или в электронном виде |
Продавцы |
Не менее 4 лет с даты последней записи |
абз. 4 п. 22 Правил, приведенных в приложении N 5 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
- копии счетов - фактур (в том числе корректировочные, исправленные), полученные комитентами, покупателями, клиентами; |
Лица, указанные в п. 11 Правил |
В течение не менее 4 лет с даты последней записи |
п. 11 Правил, приведенных в приложении N 1 к Постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 |
- декларации на товары или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, платежные и иные документы, подтверждающие уплату НДС, - в отношении товаров, ввезенных на территорию РФ; |
|||
- заявления о ввозе товаров и об уплате косвенных налогов или их копии, заверенные руководителем и главным бухгалтером организации, копии платежных и иных документов, подтверждающих уплату НДС, - в отношении товаров, импортируемых на территорию РФ с территории государства - члена ЕАЭС; |
|||
- заполненные бланки строгой отчетности (их копии) с выделенной отдельной строкой суммой НДС - при приобретении услуг по найму жилых помещений в период служебной командировки работников и услуг по перевозке работников к месту служебной командировки и обратно, включая услуги в поездах по предоставлению в пользование постельных принадлежностей; |
|||
- документы, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ, или их нотариально заверенные копии; |
|||
- первичные документы на изменение в сторону уменьшения стоимости приобретенных товаров (выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав в целях восстановления суммы НДС в порядке, установленном пп. 4 п. 3 ст. 170 НК РФ |
|||
Переданные нотариально заверенные копии документов, которыми оформляется передача имущества, нематериальных активов, имущественных прав и в которых указаны суммы НДС, восстановленного акционером (участником, пайщиком) в порядке, установленном п. 3 ст. 170 НК РФ |
|||
Первичные учетные документы, иные документы, содержащие суммарные (сводные) данные по операциям, совершенным в течение календарного месяца (квартала), подлежащие регистрации в книге продаж, в том числе составленные налогоплательщиком, - бухгалтерская справка-расчет для восстановления суммы НДС в соответствии со статьей 171(1) НК РФ |
|||
Документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью, составление, выставление (направление) и получение которых предусмотрено Порядком |
Участники электронного документооборота |
С учетом сроков хранения архивных документов, определенных в соответствии с законодательством об архивном деле |
п. 10 выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи, утв. Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н |
Налог на доходы физических лиц |
|||
Заверенные копии документов, на основании которых физическое лицо произвело соответствующие расходы, брокерских отчетов, документов, подтверждающих факт перехода налогоплательщику прав по соответствующим ценным бумагам, факт и сумму оплаты соответствующих расходов |
Налоговые агенты (см. исключение) |
В течение 5 лет |
абз. 5 п. 1 ст. 226 НК РФ абз. 2 п. 4 ст. 226.1 НК РФ |
Документы и (или) сведения, переданные другим профессиональным участником рынка ценных бумаг, подтверждающие расходы налогоплательщика, связанные с приобретением и хранением ценных бумаг в связи с исполнением принятого в 2022 году решения Совета директоров Банка России о переводе ценных бумаг от одного депозитария другому депозитарию |
Профессиональные участники рынка ценных бумаг, исполняющие обязанности налогового агента |
В течение 5 лет |
абз. 5 п. 4 ст. 226.1 НК РФ |
Налог на прибыль организаций |
|||
Документы, подтверждающие расходы на обучение |
В течение всего срока действия соответствующего договора обучения и 1 года работы физического лица, обучение которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
абз. 5 и абз. 6 п. 3 ст. 264 и п. 4 ст. 283 НК РФ |
|
Документы, подтверждающие расходы на прохождение работником независимой оценки квалификации |
В течение всего срока действия договора оказания услуг по проведению независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации и 1 года работы физического лица, прохождение независимой оценки квалификации на соответствие требованиям к квалификации которого было оплачено налогоплательщиком в соответствии с заключенным с налогоплательщиком трудовым договором, но не менее 4 лет |
||
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка |
В течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков |
||
Упрощенная система налогообложения |
|||
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
абз. 7 п. 7 ст. 346.18 НК РФ |
|
Автоматизированная упрощенная система налогообложения |
|||
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
ч. 7 ст. 9 Федерального закона от 25.02.2022 N 17-ФЗ "О проведении эксперимента по установлению специального налогового режима "Автоматизированная упрощенная система налогообложения" |
|
Система налогообложения для сельскохозяйственных товаропроизводителей (единый сельскохозяйственный налог) |
|||
Документы, подтверждающие размер полученного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду |
В течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка |
абз. 7 п. 5 ст. 346.6 НК РФ |
|
Система налогообложения при выполнении соглашений о разделе продукции |
|||
Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов |
Инвестор по соглашению или оператор соглашения |
В течение всего срока действия соглашения |
п. 2 ст. 346.42 НК РФ |
Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская отчетность и справочные материалы, использованные при составлении бухгалтерской отчетности |
Не менее 5 лет после года, следующего за годом окончания работ по соглашению |
абз. 4 п. 2 Указаний, утв. Приказом Минфина России от 11.08.1999 N 53н |
|
Страховые взносы в государственные внебюджетные фонды (в том числе расчеты по страховым взносам; документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов) |
|||
Документы, необходимые для исчисления и уплаты страховых взносов |
Плательщики страховых взносов |
В течение 6 лет |
пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ |
Расчеты по страховым взносам: - годовые |
Организации |
50/75 лет |
ст. 308 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
- квартальные |
50/75 лет |
||
Карточки индивидуального учета сумм начисленных выплат и иных вознаграждений и сумм начисленных страховых взносов |
Организации |
6 лет (при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы - 50/75 лет) |
ст. 309 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Сертификаты ключей ЭП |
Страхователи - участники электронного документооборота |
В течение всего периода хранения электронных документов в архивном хранилище не менее чем за 5 лет, предшествующих текущему году |
п. 5.2, п. 6.2 и п. 6.3 Технологии приема расчетов страхователей по начисленным и уплаченным страховым взносам в системе ФСС РФ в электронном виде с применением электронной цифровой подписи, утв. Приказом ФСС РФ от 12.02.2010 N 19 |
Принятый ФСС РФ Расчет (Форма 4-ФСС). |
Не менее 5 лет с момента принятия ФСС РФ (Фондом) |
||
Квитанция о получении Расчета либо Квитанция о получении Расчета с ошибками |
Не менее 5 лет по завершении процедуры приема Расчетов в Фонд |
||
Акцизы |
|||
Документы об уплате авансового платежа акциза и извещение (извещения) об уплате авансового платежа акциза |
Не менее 4 лет |
абз. 6 п. 10 и абз. 3 п. 17 ст. 204 НК РФ |
|
Документы об освобождении от уплаты авансового платежа акциза и извещение (извещения) об освобождении от уплаты авансового платежа |
Организации |
Не менее 4 лет |
|
Журналы учета акцизных марок |
Импортеры табачной продукции иностранного производства |
Не менее 3 лет |
абз. 2 п. 14 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 20.02.2010 N 76 |
Журналы учета специальных марок |
Производители табачной продукции |
Не менее 3 лет |
абз. 2 п. 19 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 26.01.2010 N 27 |
Налог на добычу полезных ископаемых |
|||
Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металлов () |
В течение всего срока применения указанного коэффициента |
п. 4 ст. 342.1 НК РФ |
|
Региональный инвестиционный проект |
|||
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов НК РФ и (или) законами субъектов Российской Федерации, а также документов, подтверждающих соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к региональным инвестиционным проектам и (или) его участникам, установленным НК РФ и (или) законами соответствующих субъектов Российской Федерации |
Налогоплательщик - участник регионального инвестиционного проекта, удовлетворяющего определенным требованиям |
В течение 6 лет |
абз. 1 п. 3 ст. 89.2 НК РФ |
Данные бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов НК РФ и (или) законами субъектов Российской Федерации, а также документов, подтверждающих соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к региональным инвестиционным проектам и (или) его участникам, установленным НК РФ и (или) законами соответствующих субъектов Российской Федерации |
Налогоплательщик - участник регионального инвестиционного проекта, применяющий налоговые ставки по налогу на прибыль организаций |
На протяжении всего срока применения соответствующих налоговых ставок |
абз. 2 п. 3 ст. 89.2 НК РФ |
Национальная система прослеживаемости товаров |
|||
Все отправленные и принятые отчеты об операциях с товарами, подлежащими прослеживаемости, документы, содержащие реквизиты прослеживаемости, технологические электронные документы (за исключением извещения о получении электронного документа), подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью уполномоченного представителя участника электронного взаимодействия, и квалифицированные сертификаты ключей проверки электронной подписи |
Участники оборота товаров и операторы электронного документооборота |
Не менее 5 лет |
п. 38 Положения о национальной системе прослеживаемости товаров, утв. Постановлением Правительства РФ от 01.07.2021 N 1108 |
Общие вопросы |
|||
Документы по личному составу, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) |
Организации |
75 лет |
ч. 1, ч. 2 и ч. 4 ст. 22.1 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" |
Документы по личному составу, законченные делопроизводством после 1 января 2003 года (за исключением документов по личному составу, в отношении которых действующими перечнями архивных документов с указанием сроков их хранения установлен иной срок хранения) |
50 лет |
||
Документы по учету кадров (личные дела и документы, не вошедшие в состав личных дел; трудовые договоры; трудовые книжки, штатные расписания, персональные данные и др.) |
|||
Личные дела руководителей и работников организаций |
Организации |
50/75 лет ЭПК |
ст. 445 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Личные карточки работников |
Организации |
50/75 лет ЭПК |
ст. 444 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Трудовые договоры, служебные контракты, соглашения об их изменении, расторжении |
Организации |
50/75 лет ЭПК |
ст. 435 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы (характеристики, докладные записки, справки, переписка), связанные с применением дисциплинарных взысканий |
Организации |
3 года |
ст. 454 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Документы (положения, инструкции) об обработке персональных данных: - по месту утверждения; |
Организации |
Постоянно |
ст. 440 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
- в других организациях |
3 года после замены новыми |
||
Согласие на обработку персональных данных |
Организации |
3 года после истечения срока действия согласия или его отзыва (если иное не предусмотрено законом или договором) |
ст. 441 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Подлинные личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
Организации |
До востребования (невостребованные работниками - 50/75 лет) |
ст. 449 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками |
Организации |
До востребования |
п. 43 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утв. Приказом Минтруда России от 19.05.2021 N 320н <6> |
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника |
Организации |
50/75 лет |
ст. 450 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: - учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; |
Организации |
50/75 лет |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
- бланков трудовых книжек и вкладыша в нее |
5 лет |
||
Книги, журналы, карточки учета, базы данных: - личных дел, личных карточек, трудовых договоров (служебных контрактов); |
Организации |
50/75 лет |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
-учета движения трудовых книжек и вкладышей в них; |
50/75 лет |
||
- бланков трудовых книжек и вкладыша в нее |
5 лет |
||
Штатные расписания организации, изменения к ним: - по месту утверждения; |
Организации |
Постоянно |
ст. 40 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
- в других организациях |
3 года (в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов - до ликвидации организации) |
||
Документы по учету рабочего времени (журналы учета рабочего времени, графики отпусков, больничные листы и др.) |
|||
Табели (графики), журналы учета рабочего времени |
Организации |
5 лет (при вредных и опасных условиях труда - 50/75 лет) |
ст. 402 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Графики отпусков |
Организации |
3 года |
ст. 453 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных прихода и ухода работников, местных командировок |
Организации |
1 год |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Отчеты работников о командировках |
Организации |
5 лет ЭПК |
ст. 452 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Книги, журналы, карточки учета, базы данных отпусков |
Организации |
5 лет |
ст. 463 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Листки нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 618 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Книги, журналы регистрации листков нетрудоспособности |
Организации |
5 лет |
ст. 619 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Приказы по основной деятельности и кадровые приказы (в том числе приказы на отпуск и приказы на командировки) |
|||
Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: - по основной (профильной) деятельности; |
Организации |
Постоянно (присланные для сведения - до минования надобности; в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов - до ликвидации организации) |
ст. 19 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
- по административно-хозяйственным вопросам |
5 лет |
||
Приказы, распоряжения по личному составу; документы (докладные записки, справки, заявления) к ним: - о приеме, переводе, перемещении, ротации, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, аттестации, повышении квалификации, присвоении классных чинов, разрядов, званий, поощрении, награждении, об изменении анкетно-биографических данных, отпусках по уходу за ребенком, отпусках без сохранения заработной платы; |
Организации |
50/75 лет ЭПК |
ст. 434 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236, также см. Письмо Росархива от 21.09.2020 N Р/Т-1279 |
- о ежегодно оплачиваемых отпусках, отпусках в связи с обучением, дежурствах, не связанных с основной (профильной) деятельностью; |
5 лет (об отпусках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет) |
||
- о служебных проверках; |
5 лет |
||
- о направлении в командировку работников; |
5 лет (о командировках работников с вредными и (или) опасными условиями труда - 50/75 лет) |
||
- о дисциплинарных взысканиях |
3 года |
||
Должностные инструкции |
|||
Типовые должностные регламенты (инструкции), профиль должности |
Организации |
3 года после замены новыми |
ст. 442 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
Должностные регламенты (инструкции) работников |
Организации |
50/75 лет |
ст. 443 Перечня, утв. Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236 |
ДОКУМЕНТЫ ПО ОХРАНЕ ТРУДА |
|||
Второй экземпляр утвержденного работодателем акта о несчастном случае на производстве вместе с материалами расследования |
Работодатель (его представитель), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве |
В течение 45 лет |
ч. 6 ст. 230 и ч. 2 ст. 230.1 Трудового кодекса РФ |
Второй экземпляр акта о расследовании группового несчастного случая на производстве, тяжелого несчастного случая на производстве, несчастного случая на производстве со смертельным исходом вместе с материалами расследования |
Работодатель (его представителем), осуществляющий по решению комиссии учет данного несчастного случая на производстве |
В течение 45 лет |
|
Акты о расследовании несчастных случаев, в том числе происшедших в отдельных отраслях и организациях, квалифицированных по результатам расследования как не связанные с производством |
Работодатели |
В течение 45 лет (хранятся вместе с материалами расследования) |
п. 32 Положения об особенностях расследования несчастных случаев на производстве в отдельных отраслях и организациях, утв. Приказом Минтруда России от 20.04.2022 N 223н |
Наряды-допуски на выполнение работ в ограниченных и замкнутых пространствах, работы по которым полностью закончены |
Работодатели |
В течение 1 года |
п. 71 Правил по охране труда при работе в ограниченных и замкнутых пространствах, утв. Приказом Минтруда России от 15.12.2020 N 902н |
Закрытые по завершении работ наряды-допуски на производство работ повышенной опасности в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента |
Работодатели |
30 дней (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться вместе с материалами расследования) |
п. 45, п. 46 Правил по охране труда при производстве цемента, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 781н |
Журнал учета выдачи нарядов-допусков на производство работ с повышенной опасностью в процессе технического обслуживания и ремонта оборудования, использующегося при производстве цемента |
6 месяцев после внесения последней записи |
||
Наряды-допуски на производство работ на высоте, работы по которым полностью закончены |
Работодатели |
В течение 30 суток (если имели место несчастные случаи на производстве, то должны храниться в архиве организации вместе с материалами расследования) |
п. 66 Правил по охране труда при работе на высоте, утв. Приказом Минтруда России от 16.11.2020 N 782н |
Наряды-допуски на выполнение водолазных работ, работы по которым полностью закончены |
Работодатели |
В течение 30 суток |
п. 37 Правил по охране труда при проведении водолазных работ, утв. Приказом Минтруда России от 17.12.2020 N 922н |
Справка о рассмотрении обстоятельств и причин, приведших к возникновению микроповреждения (микротравмы) работника, и журнал учета микроповреждений (микротравм) работников |
Работодатели |
Рекомендованный срок - не менее 1 года |
п. 3 Рекомендаций по учету микроповреждений (микротравм) работников, утв. Приказом Минтруда России от 15.09.2021 N 632н |